RD 1708/2011 - Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la AGE

0:00 Muy buenas en el vídeo de hoy vamos a ver el Real Decreto 1708 2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema español de archivos y se regula el sistema de archivos de la administración general del Estado de sus organismos públicos y su régimen de acceso. ¿Vamos con esta norma? Su objeto no lo deja bien Claro en 3 apartados, el primero, establecer el sistema español de archivos, que está formado por los archivos de la administración general del Estado y resto de archivos públicos y privados, el segundo es regular el sistema de archivos de la administración general del Estado como un conjunto y el tercero. Establecer un procedimiento común de acceso a esos archivos. En este vídeo y de cara a las oposiciones, vamos a ver detalles del apartado uno y 3 y si por mí fuese solo veríamos del uno, que es donde suelen estar la mayoría de las preguntas del examen. Eso sí, antes de comenzar con esta norma, sí que es verdad que nos dejo una serie de definiciones que no estaría de más leer si me dices a elegir un poquito y como un estudio rápido, yo me quedaría con la definición de archivo, que es el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.

1:08 También me quedaría con el sistema archivístico como conjunto de normas reguladoras, documento y expediente electrónico, pero a lo mejor yo aquí me iría a sacar la información más del Real Decreto 2003 2021. O incluso del artículo 70 de la Ley 3292 1015, también el calendario de conservación y el metadato son los con los que yo me quedaría de estudio rápido. Pues ya con esta información de base sí que es verdad que podemos pasar a su primer apartado del objeto de la norma, que es el capítulo 2, que es el sistema español de archivos, el sea para los amigos. ¿Vale? ¿Qué comprende el sistema español de archivos? El sea, comprende un conjunto de órganos que actúan conjuntamente con la finalidad de desarrollar servicios archivísticos. ¿Pregunta, y quiénes forman parte del sea? Pues lo primero, sistema de archivos de la administración general del Estado, luego los autonómicos, provinciales y locales, en función de las relaciones de cooperación. Y aquí apuntamos, basadas en un principio de voluntariedad y también el resto de archivos de todo tipo incorporados al sistema mediante acuerdos, este tipo de detallitos es mejor subrayar los por si acaso.

2:17 Vale ahora que ya sabemos quiénes forman parte del sea del sistema español de archivos quién actúa como coordinador del sistema, quién actúa como coordinador del sistema de este sea, el Ministerio de Cultura. Actualmente cultura y deporte, pero lo dejamos ahí. Ministerio de Cultura, vale, qué es el que se va a encargar de asegurar la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la explicación. Claro, aquí cuando me llegó leo estas frases en en la norma de defensa frente a la exploración, yo me imagino encima de un castillo, defendiendo que nos vienen a asaltar. Nuestra biblioteca y me duele a mí como coña personal, para aprenderme ciertas cosas. Y bien volviendo a la realidad, por lo tanto.

3:00 ¿Cómo lo hace? ¿Cómo consigue el Ministerio de Cultura? Defender la expoliación y asegurar la conservación y difusión, pues a través de un censo guía de archivos, un mantenimiento y difusión, una formación permanente de su personal muy importante, investigación, creación de plataformas y proyectos digitales y además también cooperación. Vale que esta cooperación archivística se realiza con carácter voluntario entre archivos y sistemas archivísticos, con una finalidad de optimizar recursos, que es cuando se realicen entre comunidades autónomas. Además, será a través de los respectivos marcamos. Convenios de colaboración entre administración general del Estado y Comunidades Autónomas. Convenios de colaboración.

3:45 Preguntita, examen. Y, por supuesto, hay un órgano que se encarga de todo este tinglado, es el órgano que tiene como finalidad la cooperación entre las administraciones públicas en materia de registros. ¿Quién es este órgano? Es el Consejo de Cooperación Archivística. Aquí os dejo su enlace a la web, por si tenéis curiosidad. Está escrito al Ministerio de Cultura y Deporte con una serie de funciones, echarle un vistazo Si queréis y compuesto por. Yo os lo comento, no lo veo para el examen, pero os lo comento por la Presidencia. 6 representantes de la administración general del Estado con rango de Director General o equivalente, que son designados por los distintos ministerios, un montón, un representante de cada comunidad autónoma, muchos más, si te perdón 3 representantes de las administraciones locales, un representante del Consejo de Universidades y la Secretaría del Consejo que corresponde en esta vez a un funcionario del Ministerio de Cultura y Deporte con voz.

4:44 Pero sin voto toda esta gente es la que forma parte del Consejo de Cooperación Archivística. ¿Vale? Ya podemos pasar al sistema de archivos de la administración general del Estado. Como definición del sistema de archivo de administración general del estado, conjunto de sistemas archivísticos departamentales que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los documentos y facilitar su acceso a los ciudadanos. Composición, archivos, centros. Servicios y sistemas archivísticos de departamentos ministeriales, en su caso. Archivos, centros, servicios y sistemas, archivísticos departamentales, en su caso.

5:27 ¿Y quién actúa como coordinador de este sistema? La Comisión de archivos de la administración general del Estado y era una de las preguntas de examen. ¿Cómo clasificamos estos archivos? Y aquí ya entramos en mate. Archivos de oficina y de gestión. Archivos generales o centrales de los ministerios, el archivo intermedio y el archivo histórico, por favor. Esto es muy importante de cara al examen. Estos cuatro archivos es cómo se clasifica todo vale archivos de oficina de gestión, que es lo que tenemos a mano todos los días, mientras estamos trabajando archivos generales o centrales de los ministerios pasa a una fase 2. Archivo intermedio, pasa una fase 3 y archivo histórico pasa una fase cuatro, todo es una cadena. La documentación va pasando de archivo archivo de uno a otro o se destruye. 6 purga por el camino todo lo que no se destruye.

6:20 Os purga por el camino va pasando de un archivo a otro. El archivo de oficina o de gestión son los documentos que están en fase de tramitación. O sea que los estamos tratando día a día. Os sometidos a su continua utilización y consulta una lectura a las funciones, tienen mala idea, a veces las comisiones permanentes de selección y los tribunales en preguntar sobre estas funciones, vale así que una lectura detallada por si acaso vale. Archivos de oficina de gestión. Fase de tramitación sobre todos o continua utilización o consulta. Pasamos de aquí, no se escucha nada. OO se expulsa lo necesario y lo que va a la segunda fase son los archivos generales o centrales. ¿Dónde están esos archivos generales o centrales? Están en los ministerios.

7:02 Que es la custodia de los documentos una vez finalizada la fase de tramitación. Y aquí también lectura a las funciones. Vale, porque también a veces tienen marea por preguntar las funciones que tienen los archivos generales o centrales. ¿Para mí el más importante de todos que normalmente preguntan, es este, el archivo intermedio fase 3, por qué? ¿Por qué es el Archivo General de la Administración General del Estado? Por tanto, pregunta que a veces nos encontramos quién o cuál es el archivo general de la administración general del Estado, es el archivo. Intermedio es el responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes departamentos ministeriales, conforme a lo establecido en sus calendarios de conservación.

7:43 Vale, o sea, imaginaos un poquito, estamos en una oficina en el que estamos trabajando con un expediente, un expediente importante, vale cuando ya hemos terminado con él, ahora mismo estamos en la fase de archivos de oficina o de gestión. Lo estamos sometiendo a continua utilización o consulta cuando ya hemos terminado con él y se cierra, y sigue siendo de importancia. ¿Y no se ha expurgado pasa al archivo general o central que está en nuestro ministerio, vale que no tienen por qué ser está en nuestro ministerio, vale? En ahí se deja en el general, continúa. No hay expurgo, no hay eliminación, pues a la siguiente fase porque sigue siendo muy importante ya que ya pasa el archivo intermedio que este es el archivo general de la administración general del Estado.

8:27 Vale que ya custodia de documentos que se han generado por los diferentes ministerios como no estábamos tramitando con él en nuestra dirección provincial, por ejemplo, luego ha pasado a la Dirección General del Ministerio. Y del Ministerio ya ha pasado a este archivo intermedio que es el Archivo General de la Administración general del Estado. ¿Vale a dónde está escrito el archivo intermedio o al Archivo General de la Administración general del Estado, adscrito al Ministerio de Cultura y Deporte? Lectura de las funciones de este archivo importante también vale por si acaso. Cuando ya se ha terminado todas estas 3 fases. ¿Por último, a dónde vamos? ¿Pues toda la documentación que se haya decidido conservar de forma permanente, ya sea porque es valorada como histórica y no se haya eliminado por el camino, pasan a los archivos históricos la cuarta fase? ¿Quién ejerce de archivo histórico en la administración general del Estado, el archivo histórico nacional? Que son los responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico cultural español, que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia, su singular importancia y su proyección internacional. Esto es lo que tenemos como definición del archivo histórico, donde estará escrito el archivo histórico, pues igual que todos los demás, al Ministerio de Cultura, lectura de funciones por si acaso.

9:58 Y aquí ya cerramos la fase uno, vale, ya tenemos nuestros cuatro archivos completamente documentados, sabemos las funciones que tienen y cómo va pasando la documentación entre unos y otros. Pues ahora si damos un salto en la norma nos vamos directamente al capítulo cuatro, que es el procedimiento de acceso a documentos y archivos. Un resumen, no toda persona tiene derecho a acceder a los documentos conservados en los archivos. La solicitud se dirigirá a los responsables de los archivos que los tenga en custodia y se hará a través de un modelo normalizado. No será necesario motivar la solicitud de acceso a los documentos, pero sí que se podrá exponer esa misma solicitud. El por qué se hace esa petición y además, esa motivación que tú haces por ti mismo, aunque no es necesaria, se va a tener en cuenta para la tramitación y para la resolución. Esas solicitudes serán inadmitidas cuando se consideren que son abusivas por su carácter manifiestamente irrazonable o repetitivo.

10:55 Y qué plazo hay para resolver esta solicitud de acceso a los documentos, pues el plazo de un mes se puede ampliar. Sí por otro mes, en caso de que la solicitud de acceso sea de un mayor volumen, está en un emplazamiento que no sea el que esté a mano o dificultades para su reproducción. Ahí es cuando se puede ampliar ese mes por otro mes más. ¿Se puede interrumpir el plazo? Sí se interrumpirá, vale, no es un podrá, es un se interrumpirá con comunicación al interesado cuando haya una subsanación de deficiencias y una aportación de documentos, especialmente. Relativos para el consentimiento de los afectados ahí se suspenderá ese plazo de mes o con la ampliación de otro mes más y también se suspenderá el plazo de resolución cuando una norma exija una autorización específica. Pero cuidado con lo que viene ahora que mola mucho, ya sabemos que el plazo para resolver es un mes que se pueda ampliar por otro mes más que se puede interrumpir también. ¿Pero qué ocurre si pasa el plazo y hay un silencio administrativo?

11:56 Pues que esa solicitud nuestra que hemos hecho para acceder a los archivos OA los documentos se entenderá estimatoria, se entenderá estimada, o sea, de que sí. Luego ya la resolución en el supuesto de que sea estimatoria, nos va a especificar la forma y en plazo que ese facilitará esos documentos que hemos solicitado o su consulta directa. Si eso es posible, si nos lo deniegan esa denegación a nuestra solicitud tiene que ser motivada si pasamos ahora a hablar ya de los documentos, ya hemos visto los planos, la solicitud y los plazos de resolución. Si pasamos a hablar de los documentos, pues los documentos que podemos consultar si existe una reproducción de ellos como norma general, nos van a dar acceso a esa reproducción, no nos van a dar acceso. Al original, lógicamente.

12:43 El responsable de archivos sí que es verdad que ofrecerá asistencia necesaria, asistencia necesaria para facilitar ese acceso o ese derecho a ver los documentos y los archivos. Los documentos conservados en los archivos serán de libre acceso, como norma general, salvo que estén excluidos de su consulta pública, que podrá ser restringido, pero se podrá pedir una autorización previa. A ver si se puede consultar o no, o que haya acceso restringido por contener datos de carácter personal. Sí que es verdad que esta norma hace referencia a ello, pero yo creo que sería mejor consultar aquí la Ley Orgánica de Protección de Datos para acceso a archivos y registro. Luego la entrada a la zona de depósito de los archivos está reservada a un personal autorizado, pero sí que es verdad que quienes acrediten un interés histórico, científico, estadístico cultural podrán solicitar esa autorización, inicialmente solo para personal autorizado. Claro, nos hemos hecho la solicitud, nos la han aprobado, hemos tenido acceso a los archivos y ahora, una vez aprobado, copias de esa documentación que nos dice aquí la norma que la estimación de la solicitud conlleva el derecho a obtener copias también como norma general, salvo que no sean de libre consulta la documentación que estemos haciendo que resulte posible realizar la copia en un formato predeterminado, o sea que no os resulte posible realizar la copia en un formato predeterminado o que se vulnere el derecho a la propiedad intelectual. ¿Estos 3 casos son los que no conllevan el derecho a hacer copias, vale?

14:11 ¿Por de más en la posible resolución que nos hagan de forma estimatoria, nos van a decir en un parrafito sí podemos hacer copias o no? Pero más. Si queremos hacer copias o transponerla unos formatos distintos o certificar la documentación que estamos dando, que vamos a tener que hacer, pagar las correspondientes tasas. Pues yo creo que ya está con esto, ha sido todo rápido y sencillo. O no tanto repasito rápido. ¿Quiénes forman parte del sistema español de archivos? Sistema de archivo de la Ministración General del Estado, los autonómicos y provinciales y locales, y los archivos de todo tipo incorporados al sistema mediante esos acuerdos, cómo se clasifican los archivos, archivos de oficina o de gestión, archivos centrales o generales en los ministerios, archivo intermedio, que es el archivo general de la Administración general del Estado y el archivo histórico. Cuatro nos acordamos para el examen y nos leemos sus funciones por si acaso.

15:03 Y sabemos que va pasando la documentación de una a otra, salvo que spurgeon la solicitud a quien se va a dirigir al responsable de los archivos en los que tenga la custodia, no sea necesario motivar a solicitud y el plazo para resolver es de un mes prorrogable por otro mes más. Transcurrido el plazo de solicitud, sin que haya resolución expresa. ¿Cómo entendemos el silencio positivo estimado? Pues ahora sí, ahora ya sí que os dejo tranquilos con este chorreo que os he dado sobre el real Decreto 1708 2011, por el que se establece el sistema español de archivos y se regula el sistema de archivos de la administración general del Estado. De sus organismos públicos y de su régimen de acceso. Pues nada, familia, como siempre. En breve, el podcast y el resumen nos vemos en el próximo vídeo hasta otra. El.